¿Estás conforme con tu sistema de gestión de tareas o sientes que puedes mejorar? En este artículo te hablaré sobre el tablero kanban, una herramienta visual para la gestión de tareas que puede ayudarte a optimizar el flujo de tu trabajo y reducir tiempo dedicado a monitorear y controlar tus tareas.

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Un tablero kanban consiste en una pizarra física o virtual configurada en columnas que representan los estados por los que debe pasar un entregable para ser completado.

El tablero representa un sistema en el que los elementos de trabajo fluyen de izquierda a derecha a través de las etapas de un proceso. En un entorno minimalista o low tech puedes hacerlo dibujando 4 columnas en una pizarra, con los títulos: “Entrada”, “Pendiente”, “En curso” y “Hecho” colocados de izquierda a derecha.

Cada entregable o tarea se registra en forma de una tarjeta autoadhesiva (post-it note) que se irá moviendo de izquierda a derecha a medida que su grado de ejecución avanza.

En equipos distribuidos y entornos high tech, es más conveniente emplear tableros virtuales. Estos ofrecen la ventaja de hacer accesible el tablero a todos los miembros del equipo sin importar su ubicación y dispositivo (pc, teléfono móvil, tablet), y amplían las posibilidades de la técnica al permitir:

  • Adjuntar archivos e imágenes
  • Añadir etiquetas filtrables (disciplina, responsable, prioridad, son algunas posibles etiquetas)
  • Colocar fechas límite
  • Hilos de discusión en cada tarjeta

La técnica es muy flexible. La representación de 4 columnas mostrada arriba es la versión más básica y genérica de un tablero. Una versión más avanzada podría contar con columnas de estado específicas del proceso, carriles horizontales para diferenciar tareas según su prioridad, su responsable o disciplina, entre otras posibilidades.

Una vez que ganes dominio del control de tareas con el tablero kanban, puedes implementar la delimitación del trabajo en progreso.

Para ello solo tienes que colocar un tope al número de tareas admisibles en cada estado. Así conviertes el trabajo en un sistema de arrastre en el que solo se permite agregar nuevas tareas una vez que se ha completado lo iniciado.

Esta sencilla práctica de la metodología Kanban (con mayúscula) promueve el compromiso y la colaboración del equipo al poner el foco en la completación del trabajo.

La metodología Kanban es un sistema de valores, principios y prácticas que van mucho más allá de los tableros. Fue presentada por David J. Anderson en su libro Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business. Puedes descargarte una versión resumida del libro haciendo clic aquí.

¿Quieres probar una aplicación de gestión de tareas y proyectos con tableros kanban? Te sugiero explorar Asana, Trello o Meistertask.

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