La gestión tradicional de proyectos ha dejado de funcionar. El trabajo ejecutado por etapas, controlado usando cronogramas, diagramas de barra, PERT y ruta crítica, ya no es garantía de éxito. Cada vez más proyectos incumplen el alcance, la duración, el costo o la calidad acordados con el cliente. Otros descubren tarde que sus entregables no satisfacen las necesidades de su cliente.

La alternativa es la gerencia de proyectos adaptativa o ágil. Esta se enfoca en la entrega temprana de valor, la mejora continua de los productos y los procesos, la flexibilidad en el alcance y la colaboración dentro del equipo. Uno de sus métodos es el Scrum, marco que se enfoca en el desarrollo progresivo de un producto al que se van agregando funcionalidades en ciclos denominados Sprints, de entre una semana y un mes de duración.

En los equipos que trabajan con Scrum existen 3 roles predefinidos:

  • Product Owner, la persona que representa al cliente y define las características del producto, las necesidades y las prioridades.
  • Scrum Master, el encargado de coordinar las actividades,controlar el avance, retirar los obstáculos del camino y minimizar las interrupciones.
  • Team Members, los responsables de desarrollar y entregar los productos.

Para fomentar la regularidad y minimizar la necesidad de reuniones y actividades de monitoreo y control, Scrum prescribe 5 eventos:

  • Sprint, la iteración o ciclo de 7 a 30 días en los que el equipo trabaja para agregar funciones al producto.
  • Sprint Planning, la reunión que se hace al principio de cada Sprint para decidir las metas, alcance y tareas de la iteración.
  • Daily Scrum, la reunión diaria de no más de 15 minutos donde cada miembro responde tres preguntas: ¿Qué trabajo hice ayer?¿Qué trabajo haré hoy?¿Qué obstáculo dificulta mi trabajo?
  • Sprint Review, la reunión que se efectúa al final de cada ciclo donde el equipo muestra al cliente los productos del trabajo realizado durante el Sprint.
  • Sprint Retrospective, la reunión realizada por el equipo al final de cada ciclo para discutir lo que funcionó, lo que no salió bien y las acciones de mejora para la siguiente iteración.

Para el control del proyecto, Scrum propone tres herramientas o Artefactos:

  • Product Backlog, la lista completa con las tareas y los requerimientos que definen el producto, definida y jerarquizada por el Product Owner.
  • Sprint Backlog, la lista de requerimientos y tareas de cada Sprint.
  • Product Increment, una potencialidad usable del producto.
  • 3 roles, 5 eventos y 3 artefactos… así de simple es la gestión de proyectos con Scrum. ¿Deseas conocer más sobre esta metodología? Revisa la guía de Scrum desarrollada por sus creadores.

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